Osoby, które rekrutacji przyglądają się z boku często ulegają myśleniu, że za wszystko to, co się dzieje w procesie odpowiadają rekruterzy. Tymczasem rekrutacja to praca zespołowa. 

Niestety, w wielu zespołach podział zadań i odpowiedzialności nadal jest niejasny, a rola rekruterów marginalizowana jest do działań administracyjnych. To wielka szkoda, ponieważ to rekruterzy powinni posiadać odpowiednie kompetencje, aby rekomendować przebieg procesu rekrutacyjnego, sposób weryfikacji kompetencji miękkich oraz dopasowania do kultury firmy.

Na czym polega partnerstwo w relacji między rekruterami, a hiring managerami?

Partnerstwo w procesie rekrutacyjnym polega na tych samych filarach, które możemy obserwować w partnerskich relacjach również w innych kontekstach.

Moim zdaniem, te filary, to:

1. zaufanie,

2. równość,

3. odpowiedzialność

Co zrobić, aby manager ufał rekruterowi?

Zaufanie potrzebne jest nam na dwóch płaszczyznach: manager musi zaufać rekruterowi, jako człowiekowi (nie oszuka mnie) oraz jako specjaliście (zrobi dobrą robotę).

Oznacza to, że budując relację, powinniśmy jasno pokazać, że znamy się na swojej pracy oraz, że mamy dobre intencje.

I teraz zauważ różnicę:

Scenariusz 1:

Rusza nowa rekrutacja, więc umawiasz się z managerem na spotkanie. Podczas spotkania dopiero dowiadujesz się, na jakie stanowisko będziecie szukać.
Manager pyta Cię, jaką stawkę powinien zaproponować, ale Ty nie wiesz - mówisz, że musisz poszukać informacji na rynku.
Nie do końca rozumiesz technikalia, związane z tym stanowiskiem, ale trochę wstydzisz się zapytać. Niestety, ta sprawa wychodzi na jaw, gdy zdajesz nieadekwatne pytanie. Obiecujesz, że prześlesz notatki ze spotkania, ale nie wskazujesz terminu. Kolejnego dnia manager pyta Cię o to, ale notatki jeszcze nie są gotowe.

Pierwsza osoba, którą rekomendujesz managerowi nie spełnia jego wymagań. Pojawia się stres. 

Scenariusz 2:

Dostajesz informację o starcie nowej rekrutacji. Umawiając datę spotkania z managerem, prosisz o wstępne informacje na temat roli. Jeszcze przed spotkaniem robisz research, sprawdzasz jak wygląda sytuacja na rynku pracy, jakie są stawki.
Czytasz o charakterystyce stanowiska. Masz wstępne propozycje, dotyczące sposobu prowadzenia rekrutacji.
Podczas spotkania z managerem od razu zadajesz mu konkretne pytania, dotyczące roli. Zarządzasz jego oczekiwaniami. Dopytujesz o niektóre kwestie techniczne, które trudno Ci było zrozumieć.

Obiecujesz przesłanie notatek ze spotkania po 2 dniach i robisz to.

Prosisz managera o zarezerwowanie dodatkowego czasu na Twoje pytania, które mogą pojawić się w ciągu kolejnych dwóch tygodniu. Uprzedzasz go, że pierwsze rekomendacje, które wyślesz mogą być nietrafione - jest to naturalny element- ostateczna weryfikacja, czy dobrze zrozumiałaś kryteria.

Jakie elementy, wzmacniające zuafanie do rekrutera pojawiły się w scenariuszu drugim?

1. Przygotowanie do spotkania - pokazujesz, że szanujesz czas managera i zależy Ci na efektywności pracy.
2. Zarządzanie oczekiwaniami - pokazujesz, że znasz rynek pracy i wiesz jakich kompetencji można oczekiwać, a jakich nie.
3. Dotrzymywanie obietnic - pokazujesz, że jesteś osobą słowną.
4. Zaangazowanie i chęć zrozumienia potrzeb managera - pokazujesz, że masz nastawienie na współpracę i grę do wspólnej bramki.

Praktyki, które pomagają rekruterom budować zaufanie

Budowanie zaufania to świadome działanie. Oprócz postawy i kompetencji, możesz używać konkretnych praktyk, które sprawią, że będzie to dużo łatwiejsze. Robisz to, budując autorytet - jako specjalisty w swojej dziedzinie.

Oto przykłady, które w moim doświadczeniu zawsze się sprawdzały:

• Listy pytań, pomocne w zdefiniowaniu oczekiwań managera. Zawsze wysyłam taką listę jeszcze przed spotkaniem, jednocześnie wyjaśniając co będzie się działo w procesie rekrtuacyjnym na każdym kroku.
• Kontrakty współpracy. Na początku współpracy proponuję ustalenie zasad, dotyczących kanału komunikacji, czasu na odpowiedź, terminów regularnych spotkań itp. 
• Checklisty i scorecardy. Zawsze proponuję uporządkowany sposób oceny kandydatur. Nie tylko ułatwia i przyspiesza to pracę, ale także sprawia, że ocena jest bardziej obiektywna.
• Retrospektywy. Gdy tylko w procesie rekrutacyjnym coś się nie uda (np. na ostatni etap dotrze osoba, która nie powinna się tam znaleźć) proponuję szybką retrospektywę. Oznacza to, że razem (nawet jeżeli asynchroicznie) zastanawiamy się, gdzie w naszym procesie pracy jest luka. Naprawiamy to od razu.

Takie praktyki są dowodem, że nie improwizujesz — koordynujesz i wspierasz proces.

Inteligencja emocjonalna pomaga budować zaufanie

Tak jak wspominałam na początku, manager musi nam zaufać na dwóch płaszczyznach. Musi zaufać naszym kompetencjom (o tym było wyżej) oraz naszym intencjom. Zaufanie dotyczy w dużej mierze poczucia bezpieczeństwa w relacji. Tutaj nie do przecenienia jest inteligencja emocjonalna, bo to ona daje opanowanie w trudnych sytuacjach, ułatwia rozumienie innych ludzi (ich potrzeb, motywacji, zachowań), pomaga czytać nawet subtelne sygnały, świadczące o niezadowoleniu. 

(Na swojej stronie umieściłam przykładowe ćwiczenia, pomocje w rozwijaniu inteligencji emocjonalnej: https://www.karolinasokolowska.com/ie)

Jak wypracować równość w relacji między managerem, a rekruterem?

Nie raz obserwowałam dynamikę w zespole rekrutacyjnym, w której hiring manager wyraźnie traktował rekrutera z góry (a rekruter z uległością na to pozwalał). W sumie, mogę powiedzieć więcej - sama pozwalałam traktować się z góry. 

Manager spóźniał się na spotkanie? Zawsze czekałam. Tak długo, jak było trzeba. Manager opóźniał decyzje, lub przekazywał swoje decyzje bez informacji o ich przyczynach? Świeciłam oczami przed kandydatami. Na szczęćie na więcej niefajnych zachowań względem mnie nie pozwalałam. A teraz już potrafię być asertywna.

W takim razie, na czym polega równość w relacjach między rekruterem a managerem?

• Decyzje podejmowane są wspólnie — jeżeli optymalizujecie proces rekrutacyjny, chcecie zmodyfikowac liczbę, przebieg etapów, czy może nawet profil kandydata, to decyzje zapadają w wyniku wspólnych przemyśleń i otwartej rozmowy. To samo dotyczy decyzji, dotyczących zatrudnienia. Każda ze stron powinna wiedzieć, na czym sie zna, a na czym nie - brać odpowiedzialność i oddawać odpowiedzialność adekwatnie do swoich kompetencji.

• Obie osoby mają postawę asertywną — jeżeli manager prosi Cię o wykonanie zadań, które nie powinny znajdować się w Twoim zakresie, masz prawo do uprzejmej, lecz stanowczej odmowy. To samo działa w drugą stronę.

• Feedback udzielany jest przez obie strony — masz prawo (i wręcz obowiązek) edukować managera z obszaru rekrutacji, przekazywać mu informację zwrotną na temat sposobu prowadzenia rozmów rekrutacyjnych i podejmowania decyzji. Również manager ma prawdo prosić Cię o zmiany we współpracy.

Jak wygląda zazwyczaj podział odpowiedzialności w rekrutacji?

Rekruter:

• odpowiada za stworzenie profilu kandydata/-ki. Potrafi nazwać potrzeby hiring managera oraz zdefiniować jakie doświadczenie i kompetencje miękkie są potrzebne w danej roli,
• zna rynek pracy, wie jakie kompetencje są możliwe, a jakie niemożlwie do znalezienia na danym rynku,
• ocenia konkurencyjność proponowanej stawki, lub proponuje stawkę,
• proponuje przebieg procesu rekrutacyjnego - charakter i liczbę etapów,
• bada kompetencje miękkie oraz dopasowanie do kultury firmy (to często już przypada na HRBP),
• odpowiada za przygotowanie oraz publikację ogłoszenia,
• zajmuje się administracja procesu rekrutacyjnego (umawianie spotkań, przesyłanie informacji, feedbacków itp),
• dba o to, aby w prociesie rekrutacyjnym pojawiali się kandydaci; rekomenduje sposoby dotarcia do kandydatów i aktywnie zabiega o aplikacje.

Hiring Manager:

• definiuje i opisuje potrzeby i oczekiwania względem kandydata,
• zatwierdza propozycje rekrutera, dotyczące stawki, przebiegu procesu rekrutacyjnego itp,
• odpowiada za weryfikację kompetencji technicznych/ twardych,
• podejmuje ostateczną decyzje o akceptacji, lub odrzuceniu konkretnych kandydatur,
• przekazuje feedback po spotkaniach z kandydatami,
• edukuje rekrutera w zakresie specyfiki roli.

Zamiast podsumowania - pobiesz darmową pomoc

Przygotowałam listę pytań, które zawsze zadaję na spotkaniu z hiring managerem. chodzi mi o to spotkanie, na którym zbieram informacje na temat potrzeb, dotyczących kandydata. 

Jeżeli masz ochotę zobaczyć, jak pracuję, pobierz tutaj: Lista pytań na spotkanie z managerem